Scrum nel design della comunicazione

Questo breve testo nasce dai risultati della tesi di dottorato “Applicazione di Scrum nel design della comunicazione”, che ha indagato l’uso del suddetto metodo Agile come strumento di gestione dei progetti nell’ambito del design della comunicazione.

Attraverso rigorosi esperimenti scientifici, si è cercato di comprendere in che modo Scrum possa migliorare la pianificazione e la gestione di un progetto di design della comunicazione.

La seguente guida è rivolta a professionisti del settore, già in possesso di una conoscenza – anche minima – del metodo Scrum (per chi ne fosse completamente privo, si consiglia di partire dalle basi di Scrum). L’obiettivo è offrire strumenti pratici per migliorare la gestione dei progetti attraverso un approccio Agile.

Ambiti di utilizzo

I metodi Agile in generale, Scrum compreso, sono un insieme di valori, pratiche e principi utilizzati nella gestione di prodotti con molte variabili e incertezze, dove le problematiche emergenti possono essere percepite ma non previste.

Si può quindi riassumere che Scrum si presta ad essere utilizzato per gestire progetti complessi e con obiettivi poco chiari.

L’introduzione di un metodo Agile come Scrum comporta un cambiamento radicale nella mentalità dell’organizzazione che lo adotta. Per questo è fondamentale che gli stakeholder del progetto, siano essi il cliente o un suo rappresentante diretto, partecipino attivamente al processo di produzione, fornendo feedback continui al team di lavoro.

Se questa presenza non è possibile, viene meno il principio Agile di coinvolgimento del cliente, compromettendo i benefici attesi dall’adozione del metodo.

In questo contesto specifico, Scrum viene applicato al settore del design della comunicazione, al di fuori dell’ambito prettamente software.

Più precisamente, si intende la progettazione di artefatti comunicativi, in particolare visivi, svolta da professionisti specializzati per risolvere problemi posti da committenze (Lussu, 2010).

Nella pratica, si tratta  della realizzazione di progetti editoriali come l’impaginazione di libri, il design di una font, di un logotipo, del materiale di comunicazione di un’azienda, oppure la realizzazione di interfacce software, allestimenti di mostre e altre attività affini.

È possibile utilizzare Scrum in maniera proficua anche in combinazione con altri metodi o fasi produttive, ad esempio allineando i cicli di lavoro degli Sprint con calendari editoriali già esistenti.
Sebbene, come detto, Scrum comporti una trasformazione nella gestione dei progetti e nella mentalità di chi lo adotta, la sua implementazione può risultare meno traumatica di quanto possa sembrare. Infatti, il framework può essere adattato a strutture aziendali già consolidate, integrandosi con processi preesistenti.
Essendo un metodo empirico, Scrum richiede una fase di sperimentazione e può presentare iniziali difficoltà. Tuttavia, dopo alcune settimane di assestamento, il team acquisisce familiarità con il metodo, rendendone l’applicazione più fluida ed efficace.

Non è necessario che il team abbia particolari competenze o esperienze pregresse con Scrum, poiché si è dimostrato efficace anche in contesti in cui i partecipanti, come studenti con poca familiarità con il mondo produttivo, hanno potuto apprenderlo e applicarlo con successo.

Vantaggi di Scrum

Scrum, in quanto pratica Agile, risponde alle esigenze inizialmente espresse dai firmatari del Manifesto Agile, i quali, frustrati da un mondo del software più orientato alla documentazione e alla pianificazione del ciclo di sviluppo che alla soddisfazione del cliente, hanno cercato nuove modalità di gestione del lavoro.
Così come ieri nel settore del software, anche oggi in altri ambiti, come il design della comunicazione, i metodi Agile possono offrire un valido supporto per migliorare le risposte ai clienti, incrementandone la soddisfazione e favorendo una collaborazione più efficace con il team di lavoro.
Un altro ambito in cui Scrum può apportare benefici è il coordinamento tra le aree di progettazione e sviluppo. Spesso, infatti, i team di sviluppo si trovano a dover realizzare un progetto ricevuto in modo sequenziale da un livello precedente di progettazione, senza una reale integrazione tra le due fasi.
Scrum favorisce un miglioramento dell’efficienza del team, permettendogli di rimuovere autonomamente gli ostacoli che emergono durante il lavoro, senza dover ricorrere a supporti esterni. Questo approccio consente al team di perfezionare continuamente sia le proprie competenze tecniche che la capacità di collaborazione.

Guida pratica

Di seguito, sono elencati alcuni suggerimenti pratici per l'applicazione efficace di Scrum nel contesto del design della comunicazione, derivati dai risultati della ricerca e dall'esperienza raccolta in fase di sperimentazione sul campo.

• La Guida Scrum è il riferimento principale per la gestione del progetto e deve essere consultata per qualsiasi dubbio sull’applicazione del metodo.
• Le analisi dei dati relativi alla velocity dei team non evidenziano reali benefici nell’uso di stime numeriche. Si suggerisce pertanto l’adozione di stime basate sulla valutazione percettiva, lasciando al team la libertà di determinare il numero di attività da prendere in carico in ogni Sprint.
• Non si riscontra un vantaggio significativo nel condurre retrospettive a intervalli costanti, anche se risultano comunque efficaci. Pertanto, è possibile organizzarle con una frequenza stabilita dal team.
• È necessario prevedere un momento iniziale di pianificazione del progetto che fornisca una visione a lungo termine, andando oltre il breve ciclo degli Sprint. A tal fine, possono essere utili eventi come lo Storymapping.
• L’uso di strumenti di management visivo, come le board Scrum, è fondamentale, utilizzando software appositi come Jira, Trello o Notion.
• Scrum può essere integrato con altri metodi di gestione del progetto, ad esempio adattando la durata e la frequenza degli Sprint per allinearli ai calendari di rilascio o revisione del prodotto.
• Il coinvolgimento del cliente è essenziale, sia in modo diretto sia attraverso un rappresentante o stakeholder che abbia un ruolo attivo e autonomia decisionale.
• È importante garantire agli stakeholder un metodo o un momento per comunicare in modo chiaro ed esplicito il proprio livello di soddisfazione rispetto al progetto, fornendo così feedback efficaci al team.
• Scrum si è dimostrato efficace nel migliorare l’interazione tra designer e sviluppatori, a condizione che lavorino nello stesso team anziché in gruppi separati.
• Si riscontrano difficoltà nel definire Definition of Done chiare per le attività di design delle interfacce, rispetto a quelle di sviluppo. Si consiglia di considerare l’approccio di Cooper & Sommer (2016), secondo cui un’attività è completabile quando è tangibile e può essere revisionata da un esperto.

Conclusioni

Questa piccola guida, sintesi di un testo più strutturato e frutto di tre anni di studio e lavoro sul campo per una tesi di dottorato industriale, si propone come un modello di applicazione di Scrum, in linea con i principi della Guida Scrum.

Non intende stravolgere l’uso delle pratiche Scrum né presentarsi come una verità assoluta da seguire pedissequamente, ma vuole offrire un supporto nell’applicazione di un framework empirico ed adattabile, la cui efficacia dipende dall’esperienza pratica.

Per questo motivo si suggerisce di applicare Scrum secondo quanto illustrato in questo testo, usando sempre la guida ufficiale di Scrum come riferimento principale ed adattare il metodo secondo le proprie esigenze. 

Domande Frequenti 

Quanto tempo è necessario per formare un team efficiente?

Anche in assenza di un'esperienza pregressa, il team può mostrare significativi miglioramenti nella capacità di auto-organizzarsi già dopo le prime iterazioni di lavoro, sebbene una buona familiarità con il metodo Scrum rappresenti un vantaggio.

Come viene determinato il costo di un team?

Il terzo valore Agile, “Collaborazione con il cliente anziché negoziazione di contratti”, sottolinea che la definizione del costo di un team avviene attraverso una discussione aperta e collaborativa tra cliente e fornitore. Questo può tradursi, ad esempio, nella definizione di obiettivi da raggiungere entro un determinato numero di cicli di lavoro o in un contratto di più mesi con un team che ha la flessibilità di rispondere alle esigenze di mercato espresse dal cliente.

Come si procede con una scadenza prefissata senza pianificare nel tempo?

Scrum può essere integrato in calendari di lavoro e scadenze già esistenti, inserendo i suoi microcicli all'interno della pianificazione complessiva. In questo modo, è possibile sfruttare i vantaggi offerti dai brevi cicli di revisione propri del metodo Scrum.

Qual è il numero massimo di persone che dovrebbero costituire un team?

La guida Scrum indica da un minimo di tre ad un massimo nove persone per formare un team; oltre a questo numero il controllo diventa più complesso e si dovrebbe ricorrere a forme di Scrum“scalato”.

Come si coordinano team che lavorano su diversi aspetti di un progetto (ad esempio, design, sviluppo, contenuti)?

È sempre consigliabile che tutte le persone che contribuiscono alla realizzazione di un progetto lavorino nello stesso team. Anche in questo caso, le fasi di lavoro devono essere anticipate; ad esempio, la fase di progettazione deve comunque avvenire con un ciclo di lavoro in anticipo rispetto alla fase di sviluppo.

Approfondimenti

La tesi di dottorato fonte di questo articolo è accessibile liberamente e consultabile integralmente al seguente link.

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